ASSEMBLEIA GERAL
Conjunto de pessoas reunidas para discutir os problemas que lhe são próprios e sobre eles tomar decisões (Assembleia Consultivas) ou tomar resoluções (Assembleia Deliberativa).
Periodicamente – apreciar, discutir, e aprovar o Relatório de Contas; eleger os órgãos para a Assembleia Geral Ordinária
Pontualmente – tratar de assuntos e a sua convocação – Assembleia Geral Extraordinária
Os estatutos prevêem a periodicidade das reuniões, a data da convenção, as competências da A.G., a forma de deliberação e o quórum.
As Assembleias Gerais são dirigidas por um órgão (Mesa), por três elementos efectivos, que convoca, organiza, dirige e controla as reuniões.
A eleição da Mesa e do Conselho Fiscal é feito por escrutínio secreto (votação secreta) e universal. A Assembleia Geral eleitoral é convocada com trinta dias de antecedência conforme o tempo de mandato. Deve-se ter atenção a elaboração e publicação da Convocatória, mas também a redacção da acta respectiva.
A Ordem de Trabalhos
Dá-se este nome ao conjunto de assuntos indicados na convocatória para serem objecto de discussão.
Antes da O.T., os membros da reunião podem pedir para usar da palavra sobre qualquer assunto que consideram de interesse e que não esteja indicado na convocatória. Mas se pretenderem inclui-la na O.T., é necessário submetê-lo a votação podendo ser nula qualquer decisão que sobre ela seja tomada. A discussão de um assunto pode ser suspensa quando houver Questão Prévia ou o assunto seja considerado ultrapassado.
No período da O.T., segue-se a ordem prevista, sendo qualquer alteração a esta sujeita a votação. Os oradores falam por ordem de inscrições, que é alterada para dar explicações, invocar a lei ou apresentar requerimentos. No caso de um elemento querer por em causa a forma de como a Assembleia procede, deve fazê-lo com um pedido de autorização onde fala dirigido à mesa, isto é, Ponto de Ordem.
A discussão dos assuntos pode ser feita na generalidade quando o assunto é versado ponto por ponto. As propostas apresentadas tomam o nome de Moções ou Emendas, de Propostas ou Requerimentos.
Se houver empate numa votação, procede-se a uma nova votação. Se a votação continuar em empate irá se proceder ao voto de qualidade que é dado pelo Presidente.
Após a ordem de trabalhos é possível também utilizar a palavra num período breve do encerramento da reunião.
Grupo, interacção e debate
Um grupo reunido tem capacidade criativa que é essencial saber utilizar. O debate não é substituído pelo trabalho pessoal, e nem se aplica a problemas ou dificuldades no processamento de informação. È um trabalho de grupo com o objectivo de resolver um problema concreto em conjunto com os outros participantes.
Para que resulte existe uma escolha rigorosa dos participantes, dos aspectos a analisar e das circunstâncias em que a reunião decorrerá (local, hora) etc.)
Os interlocutores
Os participantes de uma reunião devem ter capacidade para se adaptarem ao esquema de trabalho, contribuírem na procura da solução, e aceitarem o resultado final com resultado de trabalho comum como também fazerem-se ouvir, compreender e convencer.
Os participantes devem:
Ser objectivos, persistentes, criativos, dinâmicos e disciplinados para prender a atenção dos ouvintes
Ter iniciativa, auto-confiança, espírito aberto, e estabilidade emocional para despertar o interesse pelo que vão expor.
Mostrar reflexão, prudência, independência de julgamento e criatividade para convencer os receptores e provocar a reacção desejada.
O Director/Moderador/Coordenador
Para que uma reunião se desenvolva de forma eficiente, disciplinada e eficaz, é necessário que aluem supervisione a sua organização e o seu decurso.
Compete ao director/moderador/coordenador:
Ø Definir o problema
Ø Dar inicio à discussão
Ø Estimular, dirigir e manter a disciplina
Ø Certificar-se de que tudo é bem compreendido e nada é omitido
Ø Fazer as súmulas necessárias
Ø Elaborar a síntese final
O Assunto
O critério a seguir é o objectivo com que se faz a reunião, o que se pretende conseguir. A exposição deve ser feita de forma breve, agradável, clara e directa, para despertar a atenção e a suscitar o interesse.
É importante falar com os ouvintes em diálogo e não aos ouvintes, admitindo possíveis objecções dos interlocutores.
É também essencial propor acções/alternativas em função do que foi exposto.
As circunstâncias
O local, a hora, o ambiente da sala e a disposição dos interlocutores na sala etc., constituem factores que podem prejudicar seriamente a comunicação quando não devidamente considerados.
As causas mais comuns de fracasso de uma reunião são as seguintes:
Ø Participantes mal escolhidos, impreparados, com inimizades entre si ou hostilidade em relação ao projecto debatido,
Ø
Ø Insuficiência de elementos informativos,
Ø Orientação deficiente,
Ø Director mal preparado,
Ø Local inadequado,
Ø Tempo mal calculado,
A interacção e o debate
Num grupo cada elemento traz a sua própria força, mas também o seu pensamento Himitativo. Dai que nas reuniões se passe cerca de 80% do tempo a analisar os problemas e as suas origens, e os restantes 20% a estudar as alternativas possíveis e as melhores soluções , quando deveria passar-se exactamente o contrário.
Problemas | 80% |
Causas | 80% |
Alternativas | 20% |
Soluções | 20% |
