Questões - Reuniões (Organização)

1- O que é um organigrama e quais são os vários tipos existentes ?
2- O que são reuniões formais e informais?
3 - Quais os aspectos mais importantes a ter em conta na organização das reuniões?
4 - Diga quais  e caracterize os eventos de carácter externo?
5 - Refira os vários tipos de distribuição das pessoas numa sala de reuniões e defina-os?

Relatório sobre a organização da Reunião

O objectivo deste relatório é melhorar o organizaçao e procedimento de uma reunião, isto é, aprender como organizar uma reunião seguindo a Ordem de Trabalhos.
Começamos por conhecer as pessoas que iam participar na reunião para poder então escolher a sala e o espaço, sendo que dependente de o nº de pessoas a sala iria variar tendo em conta o espaço. Vimos também a posição hierárquica e os equipamentos como também os meios-audovisuais, a logísta e a distribuição pela sala.
Escolhemos a distruibição com o formato de O, sendo que eram vinte pessoas e a distribução não ficaria bem em U.
Foi dada a tarefa aos alunos para fazer um suporte onde constatava uma imagem a seu gosto, o nome da pessoa e o seu cargo. Também tivemos que construir uma capa para cada um dos participantes onde teria que ter a mesma imagem do suporte. Mais tarde foi feita a eleição do suporte mais adequado e bonito pela professora de Gestão de Recursos Humanos e a professora Helena do Conselho Executivo onde foram eleitos os trabalhos da stephanie
Para melhor apresentação da sala foi proposto arranjos florestais para uma decoração mais formal, onde o arranjo maior foi colocado na mesa da Presidente e os outros distribuidos pelo resto das mesas. Foi colocado um piris com um guardanapo e um copo por cima, com uma garrafa de aguá ao lado dos suportes e em frente dos mesmos, uma caneta e uma capa com algumas folhas para escreverem e tirarem notas. A reunião foi realizada com sucesso com excesso de alguns imprevistos como o suporte que deveria conter os nomes nos dois lados para tal, quem chegasse conseguiria ver perfeitamente, de qualquer lado da sala, onde iriam sentar-se.
Deparamo-nos também com o imprevisto de desaparecer duas garrafas de água e de a distribuição parecer menor que a prevista, mas nada que nao se resolve-se.
Por fim a professora Dalila Nunes filmou para podermos relembrar o momento mais tarde e poder observar os erros cometidos para mais tarde não voltar a comete-los.
Com tudo isto aprendemos como organizar uma reunião da maneira mais organizada seguindo os pontos de organização e Ordem de Trabalhos


Lisandra Cardoso